Notulen Ledenvergadering 23 februari 2023

Wat: Ledenvergadering
Datum: 23 februari 2023
Tijd: 20.30 – 21.30
Locatie: Kantine Horror (Sportpark Schuttersveld)

1. Welkom / Opening

2. Bestuurswissel + Bedank Fabian en Wennie bestuur
• Naast het bedankwoordje aan Fabian en Wennie, wordt Fabian ons eerste erelid! Ondanks het stoppen als voorzitter blijft Fabian wel actief binnen de vereniging.

3. Visie nieuwe bestuur
In een notendop is onze visie om de vereniging naar het volgende plan te tillen. De afgelopen nieuwsbrief en deze ledenvergadering is daar een goed eerste voorbeeld van. In detail proberen we de volgende zaken de komende periode te realiseren:

– Groeien leden aantal +/- 75
• Om vernieuwing te kunnen realiseren moet er een meerjarenplan kom. Hierin komt onder andere te staan dat we van ongeveer 40/45 leden naar 75 leden willen groeien. Dit zorgt voor meer inkomsten om bijvoorbeeld aanpassingen aan de baan te realiseren maar ook consistente trainingsgroepen van ronde de 20 personen.

– Uitbreiden baan
• Binnen het hek geeft de gemeente ons veel ruimte. In principe is alles mogelijk dus dit kunnen we zonder veel moeite aanvragen. Buiten de baan is ingewikkelder omdat dit vrij toegankelijk is. Dit moet dus aan meer voorwaarden voldoen en heeft dus expliciete goedkeuring van de gemeente nodig.
• Graag willen we ideeën vanuit de leden om dit uit te werken. Rik, Rick, Ad en Matthijs hebben aangegeven hier zich wel mee bezig te willen houden.

– Nieuw huishoudelijk reglement
• Om meer duidelijkheid te verschaffen naar onze leden maar ook potentiële nieuwe leden over wat voor vereniging we zijn en waar we voor staan komt er ene reglement. In de praktijk zul je hier niet veel van gaan merken maar hier vallen zaken terug te lezen als gedragsregels, contributie, organisatie e.d.

– Verzekering via SBN
• De verzekering op de baan is op het moment geregeld als er een ervaren trainer aanwezig is en de baan gekeurd is door de SBN (wat bij ons het geval is). Toch blijft er een grijs gebied omdat het terrein van de gemeente is. Als je zelfstandig een keer traint, ben je dus niet automatisch verzekerd. Vandaar dat we in het regelement opnemen dat elk lid verplicht lid moet worden van de SBN. Op die manier ben je op alle gekeurde banen in Nederland verzekerd. Ook als je zelfstandig traint. Daarnaast heb je voor een run altijd een (dag) lidmaatschap nodig. Als je runs loopt, heb je geen dag lidmaatschap meer nodig, wat bij 4 a 5 runs per jaar al voordeliger is.

– Jaar kalender
• Op de site is (binnenkort) de jaarplanner te raadplegen (uitgedeeld op de vergadering). Hierin staat onder andere wanneer een bouw- / onderhoud dag is, de seizoen afsluiting enz. De eerst volgende datum is 22 april, wat een onderhoud dag is.

– Begroting
• Om duidelijkheid te verschaffen voor het bestuur maar ook voor de leden wordt er een begroting gemaakt. Daarin valt te lezen wat de vaste lasten zijn, de inkomsten en waar budget voor gereserveerd wordt. Wil je deze begroting inzien? Stuur dan een berichtje naar het bestuur. (bijvoorbeeld via info@swingoversneek.nl)

– Communicatie
• Mocht je een foto van een training of run o.i.d. willen plaatsen namens de vereniging? Neem dan even contact op met het bestuur zodat dit op eensgezinde manier gebeurt maar ook dat er rekening wordt gehouden met de AVG.

– Website / sociale media
• Yldau is bereid gevonden om de website en de socials bij te houden. V.w.b. de website is er al het een en ander aangepakt. Daarnaast is het de bedoeling dat er een link op de site komt naar de socials en dat er geregeld iets op de socials geplaatst wordt om de bekendheid van de vereniging te vergroten. Heb je dus een leuke foto/video van een run of training kun je dit doorsturen naar het bestuur of Yldau.

– Trainers + Jeugd
• Ad en Wennie zijn de trainers voor de volwassenen en Jolt en Marije zijn de jeugdtrainers. Daarnaast springt Fabian soms bij. De jeugdleden zijn erg enthousiast en trainen met volle inzet. Voor deze groep zal er ook meer aandacht komen.
• Via de SBN zijn er cursussen te volgen voor trainers. Misschien zijn er leden die het leuk vinden om zo’n cursus te volgen (niet perse met als doel om ook trainer te worden.)
• [Niet genoemd op vergadering:] Marije stopt helaas als jeugdtrainer. We zijn dus op zoek naar een nieuwe jeugdtrainer.

4. Inkomende ideeën
– Andere verenigingen hebben ons uitgenodigd om eens bij hen te komen trainen. Zo’n ‘uitwisseling’ is niet alleen leuk maar leer je mogelijk ook nieuwe hindernissen te nemen of technieken voor bekende hindernissen.
– ’s Avonds na een training is er mogelijkheid om in de kantine van AV Horror te zitten. Een aantal leden zouden hier misschien wel gebruik van willen maken.
– Zijn er douches/kleedkamers aanwezig?
• AV Horror heeft dit wil, er moet navraag gedaan worden of wij hier ook gebruik van mogen maken, echter is dit niet iets wat gebruikelijk is bij survivalrun. Het omkleden gebeurt veelal thuis.
– Er zou een soort proefabonnement ingesteld kunnen worden voor potentiële nieuwe leden. Er moet dan een “strippenkaart” gekocht worden voor bijvoorbeeld een drietal trainingen. Daarna kan er overgegaan worden op een lidmaatschap. Dit kan zorgen voor extra inkomsten maar ook voor het sneller blijven ‘hangen’ van nieuwe leden. Tevens zijn deze trainingen dan meer gericht op het niveau van de potentiële nieuwe leden.
– Nieuwe hindernissen die meer gericht zijn op beginners. Dat wil zeggen lager bij de grond zodat technieken geoefend kunnen worden. Als de technieken beheerst worden kan het op hoogte worden uitgevoerd. Dit kan ook goed zijn voor de jeugdleden.
– Mogelijk kunnen er af en toe trainingen gegeven gericht op techniek.
– Om meer bekendheid te creëren in en om Sneek zou er een ludieke actie tijdens de Sneekweek plaats kunnen vinden. Bijvoorbeeld een hindernis boven water met een bel. De snelste van de dag krijgt een prijs.

5. Afsluiting

6. Borrel